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株式会社リコー商会
〒812-0036
福岡県福岡市博多区上呉服町2-37
TEL:092-281-1125
FAX:092-291-2000

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049524
 

文書・図面等の保管・活用サポート

   
文書・図面等の紙媒体、マイクロフィルムの
 

保管、活用でお困りはありませんか?
  
 記録メディアは小型化高速化大容量と進化していきますが
電子化する事で業務効率を大幅にアップ!
 同じ文書を複数人で閲覧・編集可能に文書を置いていたスペースを
別の用途に活用等メリットいっぱい!
 
 
困った例1
 突然の災害で、事業の再開に時間がかかってしまう。
 
困った例2
ビジネスマンが年間で探し物に費やす時間はなんと150時間!
 
困った例3
紙書類に埋もれる
 & 時間にも追われる
   
■ 電子化する事でのメリットの一部
   
  • 情報の共有が可能
    デジタルデータとして共有できます。
  • コンプライアンスの強化
    アクセス管理・監視が可能。リスクへの対応が図れます。
  • オフィスの有効活用
    スペースの開放により固定費の削減やオフィスを有効に活用できます。
  • 情報の再配布
    メール添付や再配布、複製、検索が容易。業務スピード向上。
  • BCP/災害対策に安全安心  ※ Business Continuity Plan(事業継続計画)
    災害時などバックアップデータを別の場所で保管する事でデータの消失を防ぎ、事業の継続が可能になります。
  • サクサク検索!検索時間の短縮で本業へ集中できる!
    意外と時間を取られる「探す」という事。電子化する事で目的の書類に素早くたどり着く事ができます。
    時間の無駄を解消し本業へ集中できます。  
 
 
 
  でも今必要なの?

 コストは??
 
リコーグループ全体で ドキュメントサービスを支援します
   
■ ドキュメントサービスの紹介
 

ドキュメントサービス ・・・ MDS とは?

ドキュメントサービス ・・・ MDS とは?
 
  • MDS(マネージド・ドキュメント・サービス)弊社がご提供するドキュメントアウトソーシングサービスです。
 
  • ドキュメントサービスは、お客様のドキュメントライフサイクルの構築・運用をアウトソーシングにより実現する役務型サービスです。
    文書保管・廃棄といった紙文書管理はリコーグループで提供します。

ドキュメントサービス
 

【1】ドキュメントコンサルティングサービス

【1】ドキュメントコンサルティングサービス
 
 ■ ドキュメントマネジメントコンサルティングサービス、お客様の保有している情報を組織的にマネジメントするための改善支援、レベル()上げるお手伝いをするサービスです。
 
 
 
紙文書管理改善コンサルティング
 

最低限の保管が必要な紙文書を対象に、継続運用に力点をおいて、組織の情報資産として管理するしくみを構築します。

Ø保有文書の調査
Ø文書管理基準策定/文書管理規程作成・改訂
Ø定期整備や点検のしくみ設計(継続のためのしくみ)
Ø運用ルール、廃棄手順等のマニュアル化
 
 
 
電子文書管理改善コンサルティング
 

電子データの組織的な蓄積と有効活用の観点から改善をご支援いたします。

Øツール・システム等の活用基準作成
Øファイルサーバのフォルダ体系構築
Ø運用ルール設計と運用マニュアル作成
Ø点検設計と実施(継続のためしくみ
  
 
   
   
文書管理のしくみ構築をアウトソーシングで提供
  • ペーパレス化やワークスタイル変革など目的に合わせて、部署や個人でバラバラな仕組みを統制可能にする仕組みや継続運用可能な仕組みを構築します。
  • 組織としての文書管理のルールが構築でき、必要な文書を残し適切な文書量・使用容量を保つことができます。
  • 外部からの情報提示要求時や緊急時に、必要な情報がすぐに取り出せる状態を構築します。

 

 
 

【2】ドキュメント・スキャニングサービス

【2】ドキュメント・スキャニングサービス
 

 ■ 電子化サービスは、スキャニングやテキスト入力等により、紙文書を様々な電子データに変換するサービスです。

 
 

ドキュメントの電子化

 紙⇒電子

  • 契約書、議事録
  • 品質記録
  • 図面、地図(大判)

 
 

マイクロフィルムの電子化

マイクロフィルム⇒電子

  • 35mm16mmロール

  • フィッシュフィルム

  • アパーチュア・カード etc


 

 

テキスト入力

紙・マイクロフィルム⇒電子

  • 検索用テキスト

  • システム登録用データ

  • Excelデータ


 
 

RIDOCからのデータ移行

HTML他システム用データ

  • HTML書き出し
  • システム登録用データへ変換
    ※対応機種は事前にご相談下さい

 
   
文書管理のしくみ構築をアウトソーシングで提供
  • スキャニングソリューションの一つとして、スキャン・テキスト入力などのデータ作成を代行します。

  • 持ち出しできない重要書類は、現場(オンサイト)での作業も対応可能です

  • 上記作業以外にも、OCR処理、テキスト編集等、お客様の目的に沿ったサービスをオプションでご提供します。

 
   
■ 電子帳簿保存法にも対応致します!
   
■ 電子帳簿保存法対応!
 
規制緩和により、帳簿書類の電子保存が容認されており、
その範囲が広がってきています。

ドキュメントサービスの活用により、
スムーズな帳簿管理を実現しましょう!
 

関連リンク:制度の詳細を確認するための官報

関連リンク:制度の詳細を確認するための官報
 
電子帳簿保存法関係パンフレット(国税庁)
 https://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/index.htm
 
「電子帳簿保存法について」
 https://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/index.htm
 
「電子帳簿保存法関係申請書等の様式の制定について」の一部改正について(法令解釈通達)
 https://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/tsutatsu/kobetsu/sonota/kaisei1607/index01.htm
 
「電子帳簿保存法取扱通達の制定について」の一部改正について(法令解釈通達)
 https://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/tsutatsu/kobetsu/sonota/kaisei1607/index02.htm
 
 

保存文書の整理・管理データ作成・電子化事業

保存文書の整理・管理データ作成・電子化事業
 
  • 既存文書(図面を含む)の配架整理
  • 管理用データ(ロケーション対応文書目録)の作成
  • 選定文書(図面を含む)の電子化データ作成
  • 不要文書の廃棄処理
  • 保存特化メディア(マイクロフィルム)の作成
   
■ 紙文書管理改善コンサルティングの改善事例
 
 
ビフォーアフター その1
  文書管理用にラベリング。 データベースで活用効率アップ!
  文書及び図面の劣化防止対策、活用効率向上、スペース効率化を目的としています。
  文書は「施設」「設備」等の系統別、区分別、年度別に仕分け処理します。
 
   
■ 紙文書管理改善コンサルティングの実践事例
 
 
現況 1
 作業前書庫の現況
 見る人が見れば、目的の文書が何処にあるかが おおよそわかる・・、らしい。
 
現況2
作業前書庫の現況
 積み上げられた図面、手が届かない所に並んだ文書・・、
箱に収納された文書は要らないの・・?
 
現況3
作業前書庫の現況
 目的の文書を見つけても、活用するには一苦労・・・、使った後は元の場所に戻ってくるだろうか・・・?
 
現況4
整理作業中(配架替準備)
 蔵出し
 
現況5
整理作業中(再配架)
 体系に基づいて整理
 
現況6
目録データ作成作業中
 付加情報を入力します
 
現況7
文書ラベル作成・貼付
 更に使い易く
 
現況8
 
現況9
作業後書庫の現況
 作業が完了し、こんなにスッキリ。目的の文書が何処にあるかが間違いなくわかります。
(目録検索とロケーション管理)
 
現況10
作業後書庫の現況
 スペースに余裕もできました。
今後もしばらくは文書を配架できそうです。
 
現況11
作業後書庫の現況
 使った後は、きちんと元の場所へ
・・・、戻りそうですね。
 

関連サービス

関連サービス
 
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